Lorsqu'une transaction commerciale a lieu, il est impératif d'émettre une facture. Ce document essentiel identifie les parties impliquées, le montant de l'achat ainsi que les biens ou services échangés. Pour être valide, une facture doit contenir certaines mentions obligatoires, sans lesquelles des amendes peuvent être infligées. La loi encadre la durée de conservation des factures pour les professionnels et les particuliers. Quelle est la durée de conservation des factures ? Voici nos explications.
délai de conservation des factures
Les factures, en tant que documents comptables, constituent la preuve d'une transaction, qu'il s'agisse d'un achat ou d'une vente. Elles ont ainsi une valeur juridique significative. Pour garantir la conformité aux obligations fiscales et légales, ces documents doivent être conservés pendant plusieurs années.
délai de conservation des factures pour les entreprises
Le Code du commerce, à l'article L123-22, stipule que les entreprises doivent conserver leurs factures pendant une période minimale de dix ans. En effet, ce délai concerne toutes les pièces comptables telles que les contrats, les bons de commande et les bilans. Cette période débute après la clôture de l’exercice comptable ou à l'émission de la facture. L'administration fiscale impose également un délai de conservation de six ans pour les factures.
délai de conservation des factures pour les particuliers
Pour les particuliers, la durée de conservation des factures est davantage une recommandation qu'une obligation. Voici quelques délais de conservation conseillés :
- 5 ans pour les factures d'eau, d'électricité ou de gaz.
- Toute la durée de vie pour les factures d'achat ou de réparation d'un véhicule.
- 2 à 3 ans, jusqu'à la fin de la garantie, pour les appareils électroménagers ou électroniques.
- 1 an pour les factures de téléphone ou de ramonage.
- 10 à 30 ans pour les factures concernant des biens immobiliers ou des travaux de construction.
- 7 ans pour les factures ouvrant droit à un crédit d'impôt.
pourquoi garder ses factures un certain temps ?
Garder une facture est primordial, car elle constitue la preuve d'un achat ou d'une vente. Certaines administrations ou entreprises peuvent en faire la demande pour diverses raisons. Voici pourquoi il est judicieux de conserver ses factures :
- Pour faire face à un contrôle fiscal ou administratif visant à vérifier la conformité des déclarations.
- Pour justifier un litige ou une réclamation concernant un produit défectueux ou un service non conforme.
- Pour profiter des garanties ou de services après-vente nécessitant une preuve d'achat.
- Pour un contrat d'assurance en cas de sinistre, afin de déterminer le montant de l'indemnisation.
Pour les entreprises, les factures jouent également un rôle crucial en tant que justificatifs comptables, contribuant à respecter les obligations fiscales.
comment garder ses factures ?
Aujourd'hui, il est possible de conserver ses factures sous forme physique ou numérique. Cela dépend du support d'origine de la facture. Les factures numériques doivent être conservées dans ce même format pendant au moins six ans, suivies de quatre années supplémentaires, tandis que les factures papier peuvent être conservées pour dix ans. Imprimer une facture numérique avant cette durée ne lui confère pas de valeur juridique.
conservation physique des factures papier
Pour les factures papier, un archivage soigné est essentiel. Il est recommandé d'utiliser des classeurs ou des pochettes protégées de la lumière et de l'humidité. Idéalement, elles doivent être stockées dans un endroit sécurisé pour éviter le vol ou les dommages.
conservation numérique des factures électroniques
Les factures électroniques peuvent être stockées sur un ordinateur, une application ou un Cloud sécurisé. Il est important de créer des dossiers identifiables et protégés par mot de passe. Les factures doivent être enregistrées en format PDF pour préserver leur intégrité. Effectuer des sauvegardes régulières est également conseillé, que ce soit sur un support externe ou sur le Cloud.
En somme, les entreprises doivent respecter un délai légal minimum de dix ans pour la conservation des factures, tandis que les particuliers doivent suivre des recommandations spécifiques selon le type de facture. Ne pas respecter ces délais peut entraîner des amendes significatives. Les particuliers, bien qu'ils ne soient pas légalement contraints de conserver leurs factures, doivent le faire pour protéger leurs droits en cas de besoin.
